Audit whether agency rebates were passed through

Această sarcină produce un decalaj documentat (sau un bilanț curat) între rabatul de agenție datorat clientului conform acordului său AVB și rabatul efectiv creditat. Ea alimentează decizia de a cere o plată de reconciliere sau de a escalada la o clauză de audit contractual.

Ce îți trebuie

Facturarea media brută a clientului pe fiecare proprietar media pentru perioada auditată, din rapoartele financiare ale agenției sau din planul media
Grila AVB (Agency Volume Bonus) a agenției pentru fiecare proprietar media relevant, care arată pragurile pe niveluri și procentele de rabat, din acordul comercial dintre agenție și proprietarul media
Facturarea totală a agenției la toți clienții săi cu acel proprietar media pentru perioada respectivă, din scrisoarea de confirmare a volumului emisă de proprietarul media, nu din auto-raportarea agenției
Notele de credit de rabat efectiv primite de client sau creditele de factură emise pentru perioada respectivă, din evidențele financiare ale clientului
Clauza din IO sau din contractul de agenție-of-record care definește modul de calcul și de transfer al rabatului, de la juridic/achiziții

Procedura

Extrage facturarea brută a clientului pe fiecare proprietar media pentru perioada auditată din rapoartele financiare
Obține grila AVB cu pragurile pe niveluri și procentele de rabat pentru fiecare proprietar media
Confirmă în ce nivel se încadrează volumul total consolidat al agenției cu acel proprietar media, folosind confirmarea proprietarului media, nu declarația agenției
Calculează rabatul teoretic datorat ca facturarea clientului înmulțită cu rata confirmată a nivelului, ajustând baza dacă acordul calculează pe bază netă de comision, nu brută
Însumează notele de credit sau rabatul efectiv emis către client pentru aceeași perioadă
Scade valoarea efectivă din cea teoretică pentru a obține decalajul în valoare absolută și ca procent din facturare
Trimite decalajul, cu documentația de nivel care îl susține, către agenție pentru reconciliere sau declanșează clauza de audit din contract dacă rămâne nerezolvat

Calcul pas cu pas

Facturarea TV a clientului prin agenție pentru anul respectiv: €4.2m. Confirmarea de volum a proprietarului media arată că agenția a plasat €38m la toți clienții săi cu acel grup de posturi TV, încadrându-se în nivelul cel mai înalt, de 6% (nivelul 2 era €25-35m la 5%, nivelul 1 sub €25m la 4%). Rabatul teoretic datorat clientului: €4.2m × 6% = €252,000. Notele de credit efectiv emise către client pentru perioada respectivă totalizează €126,000, adică €4.2m × 3%. Decalaj: €252,000 − €126,000 = €126,000, exact jumătate din ceea ce îi revine clientului conform nivelului. Interpretează asta ca pe o agenție care a aplicat o rată cu aproximativ un nivel sub cea atinsă de propriul volum consolidat, tiparul care trebuie verificat mai întâi, nu presupunerea de fraudă.

Unde se greșește

Nu accepta nivelul declarat de agenție ca atare, obține confirmarea de volum a proprietarului media, pentru că agențiile rotunjesc în jos volumul consolidat sau îl raportează cu un nivel mai jos
Nu aplica rata de rabat la facturarea brută fără să verifici contractul, deoarece unele grile AVB se calculează pe facturarea netă de comision, iar baza se modifică în funcție de procentul de comision
Nu compara doar cu cifra anuală, verifică dacă există rabaturi trimestriale sau intermediare deja plătite, altfel decalajul va număra de două ori sume pe care clientul le-a primit deja
Nu accepta o cifră de volum doar la nivel de client drept dovadă a nivelului, nivelul este stabilit de volumul total al agenției la toți clienții săi, așa că o cifră la nivel de client, singură, nu îl poate confirma sau infirma

Cum știi că e corect

Recalculează independent rabatul teoretic pe baza documentației AVB proprii a proprietarului media și confirmă că nivelul și baza corespund cu ce declară agenția, înainte de a prezenta decalajul.

Termeni folosiți

← Toate playbook-urile Se calculează în Media buying software →